Як зробити випадаючий список в Excel

Якщо Ви заповнюєте таблицю в Excel, і дані в стовпці можуть інколи повторюватись, наприклад, назву товару, або ім'я співробітника, то, щоб не вводити потрібний параметр кожен раз, простіше і легше один раз створити список і вибирати з нього значення.

У статті ми розглянемо, як зробити випадаючі списки різного виду в таблиці Ексель.

Створюємо простий випадаючий список

Для цього, в комірки А1:А7 вписуємо дані, які будуть відображатися в списку. Тепер виділимо комірку, в якій створимо випадаючий список – В2.

Переходимо на вкладку «Дані» і натискаємо на кнопку «Перевірка даних».

На вкладці «Параметри» в полі «Тип даних» вибираємо «Список». У полі «Джерело» можна ввести значення різними способами:

1 – вводимо значення для списку вручну, через крапку з комою;

2 – вказуємо діапазон комірок, в які введені дані для випадаючого списку;

3 – виділяємо комірки з іменами, клікаєм по ним правою кнопкою миші і вибираємо з меню «Присвоїти ім'я».

Далі введіть Ім'я для виділених даних.

Виділяємо комірку В2 і в полі «Джерело» ставимо «=», потім пишемо створене ім'я.

Таким чином, ми створили простий випадаючий список в Excel.

Якщо у Вас є заголовок стовпця, і значеннями потрібно заповнювати кожну рядок, то виділіть одну клітинку, діапазон клітинок В2:В9. Тоді можна буде вибирати з випадаючого списку потрібне значення в кожній клітинці.

Додаємо значення в випадаючий список – динамічний список

При цьому ми будемо дописувати значення в потрібний діапазон, а вони автоматично додаються в список.

Виділяємо діапазон комірок – D1:D8, потім на вкладці «Головна» натискаємо «Форматувати як таблицю» і вибираємо будь-який стиль.

Підтверджуємо розташування даних і ставимо галочку в полі «Таблиця із заголовками».

Вгорі пишемо заголовок таблиці «Співробітники», і заповнюємо її даними.

Виділяємо комірку, в якій буде випадаючий список і клікаєм по кнопочці «Перевірка даних». У наступному вікні в полі «Джерело», пишемо наступне: =INDIRECT (Таблиця1[Працівники]"). У мене одна таблиця на аркуші, тому пишу «Таблиця1», якщо буде друга – «Таблиця2», і так далі.

Тепер додамо нове ім'я співробітника в наш список: Іра. У випадаючому списку воно з'явилося. Якщо ми видалимо будь-яке ім'я з таблиці, зі списку воно теж піде.

Випадаючий список зі значеннями з іншого листа

Якщо таблиця з випадаючими списками знаходиться на одному аркуші, а дані для цих списків – на іншому, то дана функція нам дуже допоможе.

На Аркуші 2, виділяємо одну клітинку або діапазон клітинок, потім натискаємо на кнопку «Перевірка даних».

Переходимо на Лист 1, ставимо курсор в полі «Джерело» і виділяємо потрібний діапазон клітинок.

Тепер можна дописувати імена на Аркуші 1, вони будуть додаватися в випадаючі списки на Листі 2.

Створюємо залежні випадаючі списки

Припустимо, у нас є три діапазони: імена, прізвища та по батькові співробітників. Для кожного, потрібно присвоїти ім'я. Виділяємо комірки цього діапазону, можна і порожні – в них з часом можна буде додавати дані, які будуть з'являтися у випадаючому списку. Клікаємо по ним правою кнопкою миші і вибираємо зі списку «Присвоїти ім'я».

Перший називаємо «Ім'я», другий – «Прізвище», третій – «звітність в по».

Зробимо ще один діапазон, в якому будуть прописані присвоєні імена. Назвемо його «Співробітники».

Робимо перший випадаючий список, який буде складатися з назви діапазонів. Виділяємо комірку Е1 і на вкладці «Дані» вибираємо «Перевірка даних».

В полі «Тип даних» виберіть «Список», в полі джерело – або введіть «=Співробітники», або виділіть діапазон клітинок, якому присвоєно ім'я.

Перший випадаючий список створений. Тепер у клітинці F2 створимо другий список, який повинен залежати від першого. Якщо в першому виберемо «Ім», у другому з'явиться список імен, якщо виберемо «Прізвище» – список прізвищ.

Виділяємо комірку і клікаєм по кнопочці «Перевірка даних». В полі «Тип даних» вибираємо «Список», в полі джерело прописуємо наступне: =INDIRECT($Е$1). Тут Е1 – це комірка з першим випадаючим списком.

За таким принципом можна робити залежні випадаючі списки.

Якщо надалі потрібно буде вписати значення в діапазон, якому задано ім'я, наприклад, «Прізвище». Перейдіть на вкладку «Формули» і натисніть «Диспетчер имен». Тепер в імені діапазону вибираємо «Прізвище», і внизу, замість останньої комірки С3, напишіть С10. Натисніть галочку. Після цього діапазон збільшиться, і в нього можна буде дописувати дані, які будуть автоматично з'являтися у випадаючому списку.

Тепер Ви знаєте, як зробити розкривний список в Excel.