Сортування в Excel

Рекламний блок

Сортування в Ексель – це вбудована функція в дану програму, за допомогою якої користувач зможе розташувати дані в стовпці в таблиці в зручному порядку для їх подальшого аналізу.

Ви зможете відсортувати дані в алфавітному порядку за зростанням або спаданням значень, по даті або по значках, за кольором тексту або комірки. Саме про це і піде мова в даній статті.

Сортування даних в Excel

Зробити сортування даних в Ексель можна всього в пару кліків мишки.

Для прикладу візьмемо таку таблицю. Зробимо в ній сортування даних по стовпцю С. Для цього виділяємо його і на вкладці «Головна», натискаємо на кнопочку «Сортування й фільтр». В наступному меню виберіть або «Сортування від мінімального до максимального», або «Сортування від найбільшого до найменшого». Оберемо другий варіант.

Сортировка в Excel

Дані в стовпці відсортовані в порядку убування.

У мене стовпець З розташований між двома іншими стовпцями, які заповнені даними. У цьому випадку, Excel вважає, що виділений стовпець – це частина таблиці і вважає правильно). У результаті з'явилося наступне повідомлення. Оскільки мені потрібно зробити сортування конкретно в цьому стовпці, виділяю маркером пункт «сортувати в межах зазначеного виділення» і натискаю «Сортування».

Сортування за алфавітом в Excel робиться за тим же принципом. Виділяємо стовпець, і натискаємо кнопочку «Сортування й фільтр». У випадаючому меню пункти змінилися. Виберіть або від «А до Я», або від «Я " до " А».

Список імен прикладі відсортований за алфавітом.

Сортування за датою в Excel

Щоб відсортувати дати в Ексель, спочатку зверніть увагу, який формат встановлений для тих осередків, в яких вони записані. Виділіть їх і на вкладці «Головна» подивіться на групу «Число». Найкраще підійде або формат ячеек «Дата», короткий або довгий, або «(усі формати)» – дата може бути записана різними способами: ДД.ММ.РРРР, ДД.МММ, МММ.РР.

Цей момент дуже важливий, так як в противному випадку, дані можуть бути відсортовані просто за зростанням перших двох чисел, або по місяцях в алфавітному порядку.

Після цього виділяємо потрібний діапазон клітинок і тиснемо на кнопочку «Сортування й фільтр». В меню можна вибрати або «від старих до нових», або «від нових до старих».

Сортування за кольором клітинки або тексту

Цей спосіб сортування можна використовувати, коли в таблиці Excel текст у клітинках або самі клітинки зафарбовані у різний колір. Для прикладу візьмемо стовпець чисел, зафарбованих різними кольорами. Відсортуємо його, щоб спочатку йшли числа, зафарбовані в червоний, потім зелений і чорний колір.

Виділяємо весь діапазон, натискаємо на кнопочку «Сортування й фільтр» і вибираємо з меню «Налаштовувана сортування».

У наступному вікні, приберіть галочку з поля «Мої дані містять заголовки», якщо Ви виділили дані без верхнього рядка, яка є шапкою таблиці. Потім вибираємо стовпець, по якому потрібно виконати сортування, у прикладі це «I». У розділі «Сортування» з випадаючого списку вибираємо «Колір шрифту». У розділі порядок вибираємо «червоний колір» – «Зверху». Це ми отсортировали числа червоного кольору.

Тепер потрібно, щоб у стовпці йшли поміж зеленого кольору. Натисніть на кнопочку «Додати рівень». Всі налаштування ті ж, тільки виберіть «зелений колір». Натисніть «ОК».

Наш стовпець відсортований наступним чином.

Як бачите, числа йдуть не по порядку. Давайте зробимо сортування чисел в порядку зростання. Виділяємо стовпець, натискаємо «Сортування й фільтр» – «Налаштовувана сортування». У вікні сортування натисніть на кнопку «Додати рівень». Стовпець залишається «I», сортування по «Значенням», порядок «За зростанням». Натисніть «ОК».

Тепер наш стовпець відсортований і за кольором тексту і в порядку зростання даних.

Аналогічним чином дані сортуються і за кольором клітинки, тільки в розділі «Сортування» вибирайте з списку «Колір клітинки».

Сортування таблиці в Excel

Якщо у Вас є таблиця, в якій потрібно виконати сортування відразу по декількох стовпцях, робимо наступне. Виділяємо діапазон комірок таблиці разом з шапкою. Клікаємо по кнопочці «Сортування й фільтр» і вибираємо «Налаштовувана сортування».

Давайте відсортуємо клас в порядку зростання, і таким же чином середній бал.

У вікні сортування ставимо галочку в полі «Мої дані містять заголовки». В розділі «Стовпець» вибираємо зі списку «Клас», сортування по «Значення», а порядок «За зростанням».

Щоб зробити сортування по середньому балу, натисніть на кнопочку «Додати рівень». В розділі «Стовпець» вибираємо «Середн.бал». Натисніть «ОК».

Дані в таблиці відсортовані.

Тепер у стовпці «Ім'я» закрасимо комірки з хлопчиками у синій колір, комірки з дівчатками в рожевий. Щоб не робити це для кожної комірки окремо, прочитайте статтю, як виділити комірки в Excel – написано в ній, як виділити несуміжні клітинки.

Виконаємо сортування цього стовпця за кольором клітинки: спочатку будуть дівчатка, потім хлопчики. Знову виділяємо всю таблицю, тиснемо «Сортування» – «Налаштовувана сортування».

У вікні, вже є два рівня сортування. Ці рівні мають пріоритет – у першого найбільший, у другого менше і так далі. Тобто, якщо ми хочемо, щоб спочатку виконалася сортування даних у таблиці дівчатка/хлопчики, потім по класу, а потім по середньому балу – потрібно в такому порядку і розставити рівні.

Натискаємо на кнопку «Додати рівень». В розділі «Стовпець» вибираємо «Ім'я», сортування – «Колір клітинки», порядок – «рожевий», «Зверху».

Тепер з допомогою стрілочок переміщуємо дану рядок вгору списку. Натисніть «ОК».

Таблиця з відсортованими даними виглядає наступним чином.

Якщо Ви працюєте з великими таблицями, можете також прочитати статті за темами: як закріпити шапку таблиці Excel – щоб при прокрутці вона завжди відображалася вгорі, і як зробити фільтрацію даних в Ексель – це дозволить переглядати дані в таблиці з конкретними параметрами.

Тепер Ви знаєте, як зробити сортування даних в Екселі для таблиці, за алфавітом, за датою, за зростанням, за кольором клітинки або тексту.



Рекламний блок