Захист комірок в Excel, редагування і введення помилкових даних

Захистити дані в книзі Excel можна різними способами. Поставте пароль на всю книгу, тоді він буде запитуватися кожен раз при її відкритті. Поставте пароль на окремі аркуші, тоді інші користувачі не зможуть вводити і редагувати дані в клітинках на захищених аркушах.

Але що робити, якщо Ви хочете, щоб інші люди могли нормально працювати з книгою і всіма листами, які в ній знаходяться, але при цьому потрібно обмежити або взагалі заборонити редагування даних в окремих клітинках. Саме про це піде мова в даній статті.

Спочатку розберемося, як захистити виділений діапазон клітинок від змін.

Захист клітинок можна зробити, тільки якщо включити захист для всього аркуша. За замовчуванням в Ексель, при включенні захисту аркуша, автоматично захищаються всі комірки, які на ній розташовані.

Якщо Вам потрібно, щоб у користувача була можливість редагувати весь аркуш, крім окремих осередків, виділіть усі клітинки аркуша, натиснувши на трикутник в лівому верхньому кутку. Потім клацніть по будь-якій з них правою кнопкою миші і виберіть з меню «Формат ячеек».

У наступному діалоговому вікні переходимо на вкладку «Захист» і знімаємо галочку з пункту «Заблокований». Натисніть «ОК».

Тепер, навіть якщо цей лист буде захищений, ми зможемо вводити і змінювати дані у всіх комірках Excel.

Заборонимо редагування комірок, які знаходяться в діапазоні B2:D7. Виділяємо зазначений діапазон, клацаємо по ньому правою кнопкою миші і вибираємо з меню «Формат ячеек». Переходимо на вкладку «Захист» і ставимо галочку в полі «Заблокований». Натисніть «ОК».

Тепер потрібно увімкнути захист для даного листа. Перейдіть на вкладку «Рецензування» і натисніть кнопку «Захистити аркуш». Введіть пароль і відзначте галочками, що можна робити користувачам з даним листом. Натисніть «ОК» і підтвердіть пароль.

Після цього, будь-який користувач зможе працювати з даними на аркуші. У прикладі введені п'ятірки в комірку Е4. Але при спробі змінити їх в діапазоні В2:D7, з'явиться повідомлення, що осередки захищені.

Тепер припустимо, що Ви самі часто працюєте з даним листом в Екселі і періодично потрібно змінити дані в захищених клітинках. Щоб це зробити, доведеться постійно знімати захист з аркуша, а потім ставити її назад. Погодьтеся, що це не дуже зручно.

Тому давайте розглянемо варіант, як можна поставити пароль для окремих комірок в Excel. У цьому випадку, Ви зможете їх редагувати, просто ввівши запитуваний пароль.

Зробимо так, щоб інші користувачі могли редагувати всі клітинки на аркуші, крім діапазону B2:D7. А Ви, знаючи пароль, могли редагувати і клітинки в діапазоні B2:D7.

Отже, виділяємо комірки натискаємо правою кнопкою миші по будь і вибираємо з меню «Формат ячеек». Далі на вкладці «Захист» прибираємо галочку «Заблокований».

Тепер потрібно виділити діапазон клітинок, для яких буде встановлено пароль, у прикладі це B2:D7, знову зайти «Формат ячеек» і поставити галочку в полі «Заблокований».

Якщо немає необхідності, щоб інші користувачі редагували дані в клітинках на цьому аркуші, то пропустіть цей пункт.

Переходимо на вкладку «Рецензування» і натискаємо кнопочку «Дозволити зміну діапазонів». Відкриється відповідне діалогове вікно. Натисніть кнопку «Створити».

Ім'я діапазону клітинок, які в нього входять, вже зазначені, тому просто введіть Пароль, підтвердьте його та натисніть «ОК».

Повертаємося до попереднього вікна. Натисніть «Застосувати» і «ОК». Таким чином, можна створити кілька діапазонів клітинок, захищених різними паролями.

Тепер потрібно встановити пароль для листа. На вкладці Рецензування натискаємо кнопочку «Захистити аркуш». Введіть пароль і відзначте галочками, що можна робити для користувачів. Натисніть «ОК» і підтвердіть пароль.

Перевіряємо, як працює захист клітинок. В комірку Е5 введемо шістки. Якщо спробувати видалити значення з комірки D5, з'явиться вікно із запитом пароля. Ввівши пароль, можна буде змінити значення в комірці.

Таким чином, знаючи пароль, можна змінити значення в захищених комірка аркуша Ексель.

Захист комірки в Excel можна і від невірного введення даних. Це стане в нагоді в тому випадку, коли потрібно заповнити якусь анкету, чи бланк.

Наприклад, в таблиці є стовпець «Клас». Тут не може стояти число більше 11 і менше 1, маються на увазі шкільні класи. Давайте зробимо так, щоб програма видавала помилку, якщо користувач введе в даний стовпець число від 1 до 11.

Виділяємо потрібний діапазон комірок таблиці – С3:С7, переходимо на вкладку «Дані» і натискаємо на кнопку «Перевірка даних».

У наступному діалоговому вікні на вкладці «Параметри» в полі «Тип даних» виберіть зі списку «Ціле число». У полі «Мінімум» введемо «1», у полі «Максимум» – «11».

В цьому ж вікні на вкладці «Повідомлення для вводу введемо повідомлення, яке буде відображатися, при виділенні будь-якої комірки з даного діапазону.

На вкладці «Повідомлення про помилку» введемо повідомлення, яке буде з'являтися, якщо в комірку введено неправильні дані. Натисніть «ОК».

Тепер якщо виділити комірку діапазон С3:С7, поруч буде висвітлюватися підказка. При спробі написати в клітинку «15», з'явилося повідомлення про помилку, з тим текстом, який ми вводили.

Тепер Ви знаєте, як зробити захист для комірок в Ексель від змін та редагування іншими користувачами, і як захистити комірки від невірного вода даних. Крім того, Ви зможете встановити пароль, знаючи який певні користувачі все-таки зможуть змінювати дані в захищених клітинках.